Ваша корзина покупок пустая. Перейдите в Интернет-магазин
Статьи

Бухгалтерия без спешки

Бухгалтерия без спешки

 

Чувство быстротечности времени посещает бухгалтеров едва ли не чаще, чем всех остальных людей. Вроде недавно банковскую выписку привезли, а уже вечер и половина платежек так и осталась неразнесенными...

О том, как успеть все корреспондент «Расчета» Ксения БАТАНОВА узнала на семинаре, организованном учебным центром «ПРАГМАТИК».

 

Оно улетит и больше не вернется

«Фразу, о том, что все вернется на круги своя, к сожалению, стали все чаще применять и ко времени. Стрелка, двигающаяся по кругу, создает обманчивое впечатление, что у нас будет еще один шанс сделать что-то в это же время. Но если представить время в виде песочных часов, ясно видно, что каждая секунда единственна и неповторима. Поэтому не занимайтесь самообманом, время уходит, причем навсегда» – с такого совета, прозвучавшего как предостережение, начал свой семинар Александр Горбачев.

Не стоит уподобляться студентам, которые за ночь перед экзаменом могут перелопатить уйму учебников и конспектов. И хотя правило Парето, о том, что за 20 процентов времени выполняется 80 процентов работы, еще никто не отменял, помните, что спешка – не для бухгалтерского учета. Самый простой и самый доступный способ успеть все – сделать реальный план и четко следовать ему. Правда для этого придется оценить все свои рабочие дела по степени их важности.

 

ABCD

Техника оценки дел по их важности вам придумывать не придется – за вас, ее уже создал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр. Мысленно разделите все дела, которые вам предстоит сделать в ближайший день или неделю по категориям A, B, C, D.

Дела категории «А» – это важные и срочные дела, не терпящие промедления. Чтобы определить, относится ли дело к этой категории, задумайтесь о том, что будет, если вы его не сделаете сегодня. Если последствия существенны, например, из-за не вовремя сданной декларации налоговая начислит вам пени или штраф, смело записывайте это дело в разряд «А». Еще один немаловажная характеристика таких дел – они настолько важны, что вы всегда делаете их сами, не доверяя подчиненным.

К категории «B» относятся дела важные, но не срочные. В работе бухгалтера к делам категории «B» можно отнести сбор первички, составление текущей отчетности, ведение книг покупок и продаж. Их можно делать самим, а можно поручить тем сотрудникам, профессионализму и знаниям которых вы доверяете. Им же можно доверить своевременное пополнение запасов бумаги для принтера, канцелярских принадлежностей, картриджей.

Эти, казалось бы, мелочи, могут доставить вам массу неприятностей – из-за закончившегося картриджа вы не сможете распечатать срочную платежку. В этот момент замена картриджа перейдет из разряда дел категории «В» в дело А-важности и у вас опять случится аврал, когда нужно делать все и сразу.

Оставшиеся две категории – C и D. Про категорию D вы смело можете забыть, это дела неважные и не срочные, например, подшить документы для архива или навести порядок в папке, где лежат приказы или заявления пятилетней давности – такие дела можно поручить новичкам, пусть они сидят и потихоньку разбираются в этом.

От дел категории C, вам, как главному бухгалтеру, нужно бежать как от огня, иначе они «съедят» все ваше рабочее время. К ним относятся срочные, но не важные дела – зазвонил телефон, зашел сотрудник с очередной проблемой. Постарайтесь отгородить себя от них. Сообщите вашим помощникам, чтобы они соединяли вас только с теми, кто звонит по очень серьезным и срочным вопросам.

       Остальным сотрудникам стоит запретить вбегать в ваш кабинет с гениальными и умными, как им кажется, предложениями и вопросами. Отведите для этого какой-то период времени, а в остальное время занимайтесь действительно важными делами. «Помните, что оптимален вариант, когда на день у вас запланировано не больше 2-3 дел категории «А» и около 7 дел категории «B» – закончил первую часть лекции Александр Горбачев.

 

         Рабочее место не терпит бардака

         Стол, заваленный бумагами, не признак того, что вы творческая личность. Это еще одна причина, по которой вы не успеваете сделать все вовремя. В менеджменте есть такое правило «7 плюс минус 2», открытое ученым Мэрфи. На практике это означает, что наш мозг устроен так, что одновременно в голове мы можем держать в среднем семь важных дел. Люди, подобные Юлию Цезарю могут помнить 9 дел одновременно, а те на ком природа немного отдохнула – не больше пяти. Обустройте свое компьютер и рабочее место в соответствии с этим правилом.

         Создавая в компьютере новую папку, старайтесь, чтобы в ней было не больше семи документов. Иначе на поиск нужного приказа или «рыбы» договора у вас уйдет лишнее время. Периодически «чистите» содержимое компьютерных папок, наверняка какая-то информация, которую вы сохраняли, больше вам не пригодится.

         Появившаяся сравнительно недавно вредная офисная привычка завешивать весь монитор и ближайшие «окрестности» стикерами (клейкие листки бумаги – прим. ред.) тоже не доведет до добра. Стикер на вашем компьютере может висеть как напоминание о важном деле не больше одного дня. Сделали дело – снимите стикер и выбросите в корзину. Иначе пестрое оформление вашего компьютера будет постоянно отвлекать внимание. Лучше заведите себе органайзер и заносите записи в него. Причем новомодное веяние – покупка электронной записной книжки будет пустой тратой денег, если у вас менее 50 дел категорий А и В в месяц.

«Уходя с работы, разберите накопившиеся за день бумаги, ненужные выбросите, а нужные аккуратно сложите. Оставьте на столе только один документ, с которого вы предполагаете начать работу. В противном случае вы с утра потеряете массу времени на «выуживание» необходимой папки из-под завала и освобождение рабочего пространства. И упустите самое благоприятное для «мозговой атаки» время – утренние часы, когда лучше не отвлекаться на мелочи, а заняться делами группы «А», то есть самыми важными делами», – сообщил собравшимся ведущий тренинга.

Бухгалтеру без бумаг нельзя. Но ограничить и упорядочить их количество можно. Те документы, которые вам могут понадобиться в течение дня, держите под рукой – например, на тумбочке или в ящике стола. Папки, которые вам необходимы раз в неделю, положите в шкаф или стеллаж, стоящий в вашем кабинете. А сшитые папки с банковскими выписками, книгами продаж, кассовыми книгами за прошлый год уберите от греха подальше, то есть в архив. Их наличие в кабинете будет создавать психологически дискомфортное ощущение того, что у вас «завал» в делах и нужно что-то срочно делать и решать.

 

Несколько полезных мелочей

       Не ленитесь записывать свои планы на день. Конечно, если у вас всего одно важное дело, вы точно не забудете о нем. Но если сегодня вам нужно рассчитать увольняющегося сотрудника, провести сверку с важным поставщиком, созвониться с клиентом по поводу акта сдачи-приемки, распечатать, наконец-то, книгу продаж за прошлый месяц и сделать еще тысячу дел без плана на день вам не обойтись. Составьте его вечером, перед уходом домой, а утром подкорректируйте, если это необходимо. Сегодня на планирование уйдет не более 15 минут, а завтра вы сэкономите гораздо больше времени – поведал лектор

         Расписывая задания на следующий день, будьте реалистами. Поэтому, при 8 часовом рабочем дне четкие планы у вас должны быть только на 5 часов рабочего времени. И на эти часы должны приходится самые важные дела. Этот «зазор» необходим ведь вероятность того, что в течение дня вам придется отвлекаться на незапланированные дела, равна 90 процентам.

         Еще один важный пункт – старайтесь не смотреть электронную корпоративную почту по утрам, если только вы не ждете особо важного письма. Сделайте это после обеда, когда работоспособность у вас будет на спаде.

         Александр Горбачев посоветовал не забывать и о смене привычек. Привыкли читать всю почту сами – пусть теперь это делает помощник, а вам сообщает только о самом важном. Привыкли ежедневно просматривать правовые системы – оставьте это своему помощнику, пусть он делает подборку измененных форм деклараций, новых писем Минфина и поправок к Налоговому кодексу. А в освободившееся время вы уж точно найдете, чем заняться!